Cách sử dụng nguyên tắc 5W1H trong làm việc nhóm

1. Khái niệm về 5W1H

Nguyên tắc 5W1H là hệ thống các câu hỏi nhằm thu thập các thông tin đầy đủ từ đó chi tiết được những khía cạnh của một việc nào đó, giúp người đặt câu hỏi hiểu rõ được vấn đề, từ đó giúp người đặt câu hỏi đưa ra quyết định tốt hơn.

Nguyên tắc 5W1H được sử dụng rộng rãi ở rất nhiều lĩnh vực khác nhau trong đó 5W1H trong làm việc nhóm là khá phổ biến. Áp dụng vào làm việc nhóm giúp các thành viên trong nhóm đặt ra được các câu hỏi của vấn đề, nhìn nhận vấn đề chi tiết trên đủ phương diện, hỗ trợ đưa ra ý tưởng sáng tạo hơn.

5W1H trong làm việc nhóm để quản lý công việc được hiệu quả và tạo ra bản kế hoạch chi tiết cần trả lời các câu hỏi: Làm gì? Ai làm? Khi nào làm? Tại sao phải làm? Làm ở đâu và làm như thế nào?

2. Giải nghĩa về 5W1H trong làm việc nhóm

Áp dụng 5W1H trong làm việc nhóm đạt được kết quả như mong đợi đầu tiên cần phải hiểu rõ ý nghĩa thực sự của từng chữ viết tắt ở trong nguyên tắc này

2.1. What - Cái gì?

Trong làm việc nhóm What? là xác định rõ công việc đang làm là gì. Để biết được nội dung chi tiết của công việc có thể đặt ra những câu hỏi sau: 

• Nội dung của công việc là gì?
• Công việc này nói về vấn đề gì?
• Vấn đề này có những giải pháp gì?
• Thực hiện công việc cần các bước nào?

2.2. Who - Ai?

Đây là câu hỏi liên quan tới vấn đề con người, những thành viên trong nhóm làm việc. Câu hỏi này giúp xác định được đối tượng mục tiêu phù hợp với công việc được giao của thành viên trong nhóm.

Một số câu hỏi đặt ra: 

• Công việc này ai sẽ chịu trách nhiệm?
• Vấn đề này ai sẽ kiểm tra?
• Ai chịu trách nhiệm hỗ trợ?

2.3. Where - Ở đâu

Là câu hỏi đặt ra trọng tâm của vấn đề khi làm việc nhóm. Một số câu hỏi được sử dụng:

• Công việc này làm ở đâu?
• Chỗ sai của vấn đề này ở đâu?
• Công việc phải kiểm tra đoạn nào?
• Công việc đã hoàn thành ở bước nào?

2.4. When - Khi nào?

Là câu hỏi được đặt ra nhằm xác định được cụ thể thời gian để thực hiện công việc. 

• Công việc này được thực hiện khi nào?
• Công việc này khi nào kết thúc?
• Công việc này có khẩn cấp không? Khi nào thì bàn giao?

2.5. Why - Tại sao?

Là câu hỏi xác định yêu cầu của công việc, khi bắt đầu một công việc hãy đặt những câu hỏi:

• Tại sao bạn lại làm công việc này?
• Tại sao lại sử dụng phương pháp này vào công việc?
• Tại sao cách này lại được nhiều người sử dụng?

2.6. How - Làm như nào?

Đây là câu hỏi cuối cùng sau khi đã trả lời được 5W trên trong 5W1H trong làm việc nhóm. How - Làm như nào là câu hỏi giúp các nhóm biết được hướng đi, cách giải quyết cho một vấn đề cụ thể.

Câu hỏi này giúp xác định được cách thức thực hiện công việc, khi xác định được cách thức thì việc hoàn thành công việc sẽ trở nên thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, việc phân bổ thành viên trong nhóm đúng việc sẽ giúp công việc đạt hiệu quả vượt sức tưởng tượng.

3. Cách sử dụng nguyên tắc 5W1H trong làm việc nhóm

Who: Xác định rõ thành viên trong nhóm và vai trò của từng người. Bao gồm cả quản lý, người thực hiện và người giám sát. Điều này giúp hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và đóng góp của từng thành viên. 

What: Chi tiết về mục tiêu và nhiệm vụ của dự án. Câu hỏi này giúp các thành viên hiểu rõ về kết quả cụ thể mà nhóm đang thực hiện. Chi tiết về nhiệm vụ và yêu cầu giúp cho việc thực hiện công việc dễ dàng hơn.

When: Xác định thời gian làm việc, các thời hạn hoàn thành công việc. Sẽ giúp các thành viên đảm bảo được thời gian họ thành thực hiện công việc của mình. Điều này giúp các thành viên tránh được sự lơ đễnh trong công việc.

Where: Xác định nơi thực hiện công việc, thông qua công cụ hay làm trực tiếp tại văn phòng

Why: Xác định được giá trị dự án mang lại lợi thích cho các thành viên, tạo động lực và cam kết tốt hơn từ mọi người trong nhóm. Điều này giúp các thành viên hiểu rõ được ý nghĩa công việc mà họ đang làm.

How: Phân tích về cách thức thực hiện, giúp phân chia nhiệm vụ, sắp xếp và sử dụng từng người trong nhóm, các bước để hoàn thành nhiệm vụ.

Khi sử dụng nguyên tắc 5W1H trong làm việc nhóm, cần phải thường xuyên giao tiếp và làm việc với nhau để đảm bảo mọi thông tin đều được truyền đi tới các thành viên trong nhóm một cách rõ ràng và đạt hiệu quả. 

4. Lời Kết

Qua bài viết trên, việc áp dụng nguyên tắc 5W1H trong làm việc nhóm là một cách thông minh giúp tạo ra định hướng công việc rõ ràng cho thành viên nhóm, đảm bảo cho mọi người làm việc hiệu quả đạt được mục tiêu. 

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, nếu bạn đang quan tâm đến học lập trình online thì hãy tham khảo ngay các khóa học lập trình dưới đây tại ICANTECH nhé

Nguồn: Tự tổng hợp Internet.