Những kỹ năng Excel cơ bản văn phòng bạn cần biết để thu hút nhà tuyển dụng

1. Tầm quan trọng của kỹ năng Excel cơ bản văn phòng

Excel là một phần mềm bảng tính, cho phép người dùng tạo dữ liệu, trình bày thông tin và xử lý dữ liệu trong bảng. Với Excel, dữ liệu của bạn được sắp xếp, tính toán bằng các hàm một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp bạn tổng hợp, phân tích dữ liệu hiệu quả và khoa học hơn. Bên cạnh đó, bạn dễ dàng theo dõi kế hoạch công việc hay lộ trình phát triển của dự án với Excel. 

Phần mềm Excel được sử dụng rộng rãi trong nhiều công việc, ngành nghề khác nhau như hành chính, kế toán, tài chính, quản lý sản phẩm, quản lý khách hàng, phân tích thị trường… Excel đáp ứng đầy đủ các tiêu chí xử lý công việc từ đơn giản đến phức tạp, giúp cho công việc của bạn trở nên đơn giản và dễ quản lý hơn.

2. 5 kỹ năng Excel cơ bản bạn cần có

Bất cứ người dùng Excel nào cũng cần hiểu các chức năng cốt lõi và biết một số công thức thông dụng để quản lý bảng tính thành thạo. Dưới đây là năm kỹ năng Excel cơ bản văn phòng mà bạn có thể đưa vào CV của mình.

2.1. Tính tổng

Hàm SUM trong Excel cho phép bạn tính tổng giá trị các số tại vùng dữ liệu mà bạn đã chọn.

Ví dụ về công thức SUM:

=SUM(A4:A16): cộng các giá trị trong ô A4 với A16.

=SUM(A4:A16, C7:C20) cộng các giá trị trong các ô A4 với A16, cũng như các ô C7 với C20.

2.2. Tính trung bình

Công thức AVERAGE trong Excel giúp bạn tính giá trị trung bình của các số trong vùng dữ liệu bạn chọn.

Ví dụ: 

=AVERAGE(B4:B35) sẽ trả về giá trị trung bình của các số giữa các ô B4 và B35.

2.3. Đồ thị và biểu đồ

Chuyển đổi dữ liệu thành biểu đồ và đồ thị là một kỹ năng cần thiết, giúp việc phân tích và so sánh dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Kỹ năng Excel văn phòng này vừa tiết kiệm thời gian tìm kiếm trên bảng tính, vừa hỗ trợ bạn trực quan hóa dữ liệu một cách trực quan nhất.

Excel cung cấp một thư viện lớn gồm nhiều đồ thị và biểu đồ khác nhau. Tùy vào mục đích thể hiện, bạn có thể chọn loại biểu đồ thể hiện rõ nét nhất dữ liệu của mình. Các biểu đồ và đồ thị có sẵn được sử dụng nhiều nhất trong Excel là: biểu đồ cột, biểu đồ hình tròn, biểu đồ đường, biểu đồ phân tán…

2.4. Sắp xếp dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu Excel khá quan trọng, việc này giúp bạn xác định phần nào có liên quan và phần nào không đến công việc. Chức năng sắp xếp và lọc của Excel cho phép bạn dễ dàng tìm được dữ liệu cần dùng để xử lý. Bạn còn có thể sắp xếp dữ liệu khoa học hơn bằng bộ lọc Excel theo thứ tự bảng chữ cái, theo thứ tự số tăng dần hoặc giảm dần hay theo màu sắc của ô tính.

2.5. Tìm và thay thế

Khi bạn lượng dữ liệu trong bảng tính Excel quá nhiều, rất khó để bạn có thể tìm thấy một giá trị hoặc nhãn cụ thể. Công cụ Find (tìm) của Excel giúp việc này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Ngoài ra, sẽ có một từ hoặc ký tự số nằm trong dữ liệu mà bạn cần cập nhật thay đổi. Chức năng Replace (thay thế) cho phép bạn thực hiện việc này chỉ với một bước đơn giản, giúp bạn tiết kiệm thời gian thay vì phải cập nhật từng ô dữ liệu.

3. Làm cách nào để mô tả kỹ năng Excel văn phòng trên CV?

Kỹ năng Excel là điều mà đa phần các nhà tuyển dụng đều để ý đến, nhất là với các vị trí yêu cầu cao về kỹ năng đọc, phân tích dữ liệu. Chính vì thế mà việc làm nổi bật kinh nghiệm Excel cơ bản văn phòng mà bạn có sẽ giúp CV của bạn nổi bật và được chú ý nhiều hơn.

Bạn hãy mô tả khái quát về mức độ thành thạo Excel của mình, những kỹ năng bạn có và những lợi lợi ích mang lại cho công việc từ kỹ năng này ở vai trò trước đây bạn đảm nhiệm. Tuy nhiên, thay vì liệt kê tất cả các kỹ năng Excel, bạn nên chọn những kỹ năng hữu ích nhất ứng với vị trí bạn đang ứng tuyển. Điều này giúp cho CV của bạn luôn nổi bật và tạo được ấn tượng với các nhà tuyển dụng.

Nếu bạn đã tham gia bất cứ khóa học kỹ năng Excel văn phòng nào trước đó, bạn cũng nên liệt kê vào CV của mình. Thông tin này không chỉ cung cấp cho nhà tuyển dụng cái nhìn chính xác về kỹ năng hiện tại của bạn mà còn chứng tỏ rằng bạn là người ham học hỏi, sẵn sàng đầu tư để phát triển bản thân.

4. Mẹo cải thiện kỹ năng Excel của bạn

Bạn đừng quá lo lắng nếu vẫn chưa thành thạo Excel cơ bản văn phòng. Có rất nhiều cách giúp bạn nâng cao kiến thức Excel của mình.

• Tìm kiếm các bài viết chia sẻ, hướng dẫn Excel trên mạng và thực hành theo
• Học hỏi trực tiếp từ những người xung quanh như bạn bè, đồng nghiệp
• Truy cập các trang web cung cấp video trực tuyến hướng dẫn Excel miễn phí
• Tham gia các khóa học toàn diện về kỹ năng Excel văn phòng.

5. Lời Kết

Hiện nay, Excel vẫn là phần mềm tin học văn phòng được sử dụng rộng rãi nhất của Microsoft. Excel có sẵn nhiều công cụ hữu ích để lưu trữ, tính toán, tổng hợp và phân tích dữ liệu. Thể hiện trình độ Excel cơ bản văn phòng vào CV có thể giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được tuyển dụng của mình. 

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, nếu bạn đang quan tâm đến học lập trình thì hãy tham khảo ngay các khóa học lập trình dưới đây tại ICANTECH nhé

• Khóa học lập trình Scratch
• Khóa học lập trình Python

Nguồn ảnh: ICANTECH.