Hướng dẫn cách lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet đơn giản mà ai cũng cần biết

1. Tại sao cần lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet

Dưới đây là một số tình huống thường gặp cần liên kết dữ liệu giữa 2 sheet trong Excel

Tổng hợp dữ liệu: Khi bạn quy các dữ liệu từ nhiều nguồn về chung một trang tính để dễ quản lý và đánh giá.
Tự động cập nhật: Khi bạn cần dữ liệu tự động cập nhật trong file tổng hợp các dữ liệu chung.
Phân chia dữ liệu: Khi bạn muốn tách nhỏ các dữ liệu thành nhiều trang tính để dễ dàng đánh giá và quản lý.
Bảo mật dữ liệu: Quy toàn bộ dữ liệu về một trang tính giúp bạn dễ kiểm soát quyền truy cập hơn.

2. Hướng dẫn cách lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet

Có nhiều cách để thể lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác như cách lấy Google Sheet ID, sử dụng các hàm phức tạp hơn như: IF, IMPORTRANGE… Nhưng trong bài viết này, ICANTECH sẽ giới thiệu cho bạn đọc 4 cách link các sheet trong Google Sheet vô cùng đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể làm được:

2.1. Sử dụng tính năng Advanced Filter

Advanced Filter là một trong những cách đơn giản nhất để lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet có điều kiện. Tính năng này cho phép bạn lọc dữ liệu với các điều kiện đặt cài đặt ban đầu và sao chép sang trang tính khác. Để lấy dữ liệu từ sheet khác bằng Advanced Filter, ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở trang tính 3, trên thanh công cụ, chọn Data > Chọn Sort & Filter > Chọn Advanced.
Bước 2: Tại thư mục Advanced Filter, nhấn Copy to another location > Chỉnh List range, Criteria range, Copy to > Nhấn OK để hoàn tất quá trình.

2.2. Sử dụng tính năng Paste Link

Cách copy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác cực đơn giản là sử dụng Paste link. Paste link là một tính năng giúp bạn liên kết dữ liệu giữa 2 sheet thông qua thao tác sao chép và dán. Nếu dữ liệu ở trang tính nguồn thay đổi, thì dữ liệu ở trang tính đích cũng được cập nhật theo. Để lấy dữ liệu từ sheet khác bằng Paste link, ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn bôi đen các ô dữ liệu mà bạn muốn sao chép > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
Bước 2: Tại thanh công cụ, chọn Home > Chọn Paste > Chọn Paste link để hoàn tất giờ bạn có thể tùy ý tham chiếu dữ liệu giữa các sheet trong trang tính.

2.3. Sử dụng chuỗi lệnh Macro

Macro là chuỗi câu lệnh sử dụng để ghi và lưu lại dữ liệu trong Excel. Đây là cách link dữ liệu giữa các sheet cực đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể làm được. Để lấy dữ liệu từ sheet khác bằng Macro, bạn thực hiện những thao tác sau

Bước 1: Mở file Excel bạn cần lấy dữ liệu. Trên thanh công cụ, chọn File > Chọn Options > Chọn Customize Ribbon.
Bước 2: Trong thư mục Main Tabs, tich chọn Developer.
Bước 3: Trong thư mục Developer, chọn Record Macro > Nhập các trường thông tin: tên, phím tắt, mô tả.
Bước 4: Trong thư mục Store Macro, chọn Workbook > Chọn OK để bắt đầu ghi lại macro.
Bước 5: Tiếp theo chúng ta thực hiện lấy dữ liệu từ sheet khác như ở cách 1 và cách 2 vừa nêu trên. Trong tab Developer, chọn Stop Recording > Lưu Workbook dưới dạng xlsm.
Bước 6: Khi cần lấy dữ liệu từ sheet từ sheet khác bạn chỉ cần mở trang tính và chọn Macros trong Developer.

2.4. Sử dụng hàm Vlookup

Vlookup là một trong những cách sử dụng hàm lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác đơn giản, cho phép người dùng tìm kiếm dữ liệu trong bảng hoặc cột với dữ liệu tương ứng trong cột khác.

Công thức lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác bằng Vlookup như sau:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

Lookup_value: Dữ liệu cần dò tìm có thể điền hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.
Table_array: Bảng để tham chiếu dữ liệu.
Col_index_num: Số thứ tự của cột dữ liệu trong bảng.
Range_lookup:
Trong trường hợp Range_lookup = 1 (TRUE) thì dò tìm mang tính tương đối.
Trong trường hợp Range_lookup = 0 (FALSE) thì dò tìm mang tính tuyệt đối.

Để trích xuất dữ liệu từ sheet này sang sheet khác có điều kiện bằng Vlookup, ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở file Google Sheet mà bạn cần lấy dữ liệu, di chuyển chuột tới ô bạn cần tham chiếu dữ liệu. Nhập công thức:

=VLOOKUP(Ô dữ liệu bạn cần tham chiếu, Bảng chứa dữ liệu đó,2,0)

Bước 2: Chọn Enter để nhận kết quả tương ứng.

Vậy là chúng ta đã hoàn thành các bước sử dụng hàm VLOOKUP để lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác.

3. Lời Kết

Như vậy, ICANTECH đã giới thiệu cho bạn đọc 4 cách lấy dữ liệu từ sheet khác vô cùng đơn giản, hiệu quả mà bất kỳ ai cũng có thể làm được.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, nếu bạn đang quan tâm đến học lập trình thì hãy tham khảo ngay các khóa học lập trình dưới đây tại ICANTECH nhé

Nguồn ảnh: ICANTECH.