Retrospective là gì? Hướng dẫn chi tiết cách thực hiện retrospective meeting

1. Retrospective là gì?

Retrospective là một giai đoạn trong khuôn khổ quản lý tổng thể một dự án Agile. Thuật ngữ Retrospective được hiểu đơn giản là “hành động nhìn lại thời gian đã qua và xác định những điều cần làm trong thời gian tới của 1 dự án”. Đây là cơ hội để cả nhóm cùng nhau nhìn nhận lại xem điều gì tốt, điều gì chưa tốt và điều gì cần phải cải thiện trong tương lai. 

Các nhóm phát triển phần mềm tiến hành các cuộc họp Retrospective.  Trong các cuộc họp này, họ sẽ phân tích giai đoạn sprint (giai đoạn nhất định của một dự án). Đó là lý do tại sao một số người còn gọi Retrospective  meeting là “sprint retrospective”.

Một số đặc điểm cơ bản của Retrospective là:

• Mang tính định hướng nhóm, và thường diễn ra khi dự án kết thúc.
• Một cuộc họp thường kéo dài trong một giờ, đôi khi lên đến vài giờ với khoảng 5-10 thành viên tham gia.
• Các thành viên trong nhóm sẽ lần lượt bày tỏ ý kiến của họ về dự án đang được thảo luận.

2. Tầm quan trọng của Retrospective

Retrospective là hoạt động đóng vai trò quan trọng trong Agile. Retrospective không hiệu quả sẽ gây khó khăn trong việc áp dụng Agile. 

• Mục tiêu chính của mỗi cuộc họp là tìm ra những vấn đề cốt lõi, giúp tinh thần đồng đội để trở nên tốt hơn so với trước đây.
• Các thành viên trong nhóm cùng nhau phân tích để thích ứng dễ dàng với các phương pháp tốt và loại bỏ các phương pháp không hiệu quả.
• Hỗ trợ nhóm hoàn thành phần việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Retrospective meeting in Agile mở ra nhiều ý tưởng sáng tạo mới độc đáo, giúp cải thiện chất lượng công việc.
• Kết thúc cuộc họp, các thành viên trong nhóm nhóm sẽ biết: những hoạt động nào nên tiếp tục, những hoạt động nào nên dừng lại và những bước hành động nào cần được cải thiện để hoạt động tốt hơn.

3. Hướng dẫn cách thực hiện Retrospective meeting

Ở 2 phần trước, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu Retrospective là gì và tầm quan trọng của nó. Tiếp theo, ICANTECH sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện Retrospective hiệu quả. 

Có nhiều cách để bạn thực hiện Retrospective Agile. Cách thực hiện của mỗi người có thể khác nhưng mục tiêu cuối cùng là như nhau. Một trong những cách tiếp cận phổ biến và được sử dụng rộng rãi, đó là cách tiếp cận năm giai đoạn dưới đây.

3.1. Thiết lập các giai đoạn

• Việc đầu tiên bạn cần làm là mời những người có liên quan đến cuộc họp.
• Sắp xếp phòng họp và những thứ sẽ giúp nhóm hiểu một cách trực quan nhất về quá trình Retrospective.
• Có thể chuẩn bị thêm 1 chiếc bảng trắng với cuộc họp gặp mặt trực tiếp.
• Nếu là một cuộc họp trực tuyến, bạn cần có một ứng dụng tương tác tốt và có thể trình bày các ý tưởng một cách trực quan. Ví dụ Microsoft Teams, Trello board, Confluence…

3.2. Thu thập dữ liệu

Dưới đây là các bước thu thập dữ liệu Retrospective:

• Tạo một bảng có 3 cột: điều gì đã tốt, điều gì chưa tốt và điều gì cần cải thiện.
• Đưa dữ liệu từ sprint vào các cột tương ứng. Dữ liệu có thể là các hành động được thực hiện, kết quả thu về, các quyết định được đưa ra, các phương pháp tiếp cận mới, các cột mốc đã đạt được và bất cứ điều gì quan trọng trong giai đoạn chạy nước rút.

3.3. Tạo thông tin chi tiết

Khi nhóm đã thống nhất về dữ liệu, bước tiếp theo là tạo ra thông tin chi tiết. Trong giai đoạn Retrospective meeting này, bạn có thể đặt ra những câu hỏi đơn giản như:

• Những mẫu nào bạn nhìn thấy trong dữ liệu?
• Điều gì trong dữ liệu khiến bạn ngạc nhiên?
• Kiến thức mà bạn học được trong quá trình Retrospective là gì?
• Có điều gì mới mà trước đây bạn chưa biết hay không?

Các câu hỏi tuy rất đơn giản nhưng chúng có thể mang đến những hiểu biết sâu sắc mà trước đây bạn chưa biết đến.

3.4. Quyết định các bước tiếp theo

Ở giai đoạn này, nhóm sẽ sử dụng những kiến thức mà họ đã khám phá được và chuyển chúng thành kế hoạch hành động trong thời gian tới.

3.5. Kết thúc Retrospective meeting

Cuộc họp đến đây là kết thúc. Vì vậy, bạn hãy xem lại quá trình Retrospective và lên kế hoạch hành động tiếp theo.

• Ghi và lưu lại cuộc họp để tham khảo sau này.
• Ghi nhận các thông tin phản hồi quá trình Retrospective.
• Gửi lời cảm ơn đến các thành viên trong nhóm vì sự hợp tác và đóng góp của họ với những ý tưởng mới mẻ.

4. Lợi ích của Retrospective là gì?

Retrospective có nhiều lợi ích như:

• Có thêm nhiều giải pháp hiệu quả được tìm thấy phục vụ cho công việc của nhóm.
• Việc phân phối các sản phẩm phần mềm bước đầu diễn ra nhanh hơn.
• Cải thiện năng suất hoạt động tổng thể của nhóm.
• Các thành viên trong nhóm sẽ tham gia nhiều hơn vào công việc chung, nâng cao trách nhiệm của họ với công việc.
• Tăng khả năng phối hợp, cải thiện khả năng làm việc nhóm.
• Cơ hội để từng thành viên nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của mình.

5. Lời Kết

Như vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu Retrospective là gì, đây là một công cụ vô giá để cải thiện hoạt động, quy trình và năng suất làm việc của nhóm. Bên cạnh đó, Retrospective còn là một nền tảng tuyệt vời để đưa ra những lời khen ngợi động viên và cả những lời phàn nàn góp ý cho nhóm. Và quan trọng nhất là kết thúc buổi họp, nhóm sẽ có được kế hoạch hành động tiếp theo, khắc phục được điểm yếu và phát huy điểm mạnh đã có.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, nếu bạn đang quan tâm đến học lập trình online thì hãy tham khảo ngay các khóa học lập trình dưới đây tại ICANTECH nhé!

Nguồn ảnh: ICANTECH.