Tư duy hệ thống - Làm thế nào để áp dụng tư duy hệ thống trong công việc hiệu quả?

1. Khái niệm tư duy hệ thống

Tư duy hệ thống là cách tiếp cận giúp bạn hiểu được hệ thống và quy trình của doanh nghiệp. Đặc biệt tập trung vào việc các bộ phận cấu thành hệ thống tương tác với nhau và cách hệ thống hoạt động theo thời gian hay trong bối cảnh của các hệ thống lớn hơn. Kỹ năng tư duy hệ thống trái ngược với cách phân tích truyền thống - nghiên cứu hệ thống bằng cách chia chúng thành các yếu tố riêng biệt.

Tư duy hệ thống có thể được sử dụng trong bất kỳ lĩnh vực nghiên cứu nào, điển hình là nghiên cứu về y tế, môi trường, chính trị, kinh tế, nguồn nhân lực và hệ thống giáo dục, cùng nhiều lĩnh vực khác.

2. Các phương pháp tư duy hệ thống

Tư duy hệ thống sử dụng mô phỏng máy tính cùng nhiều loại biểu đồ, đồ thị khác nhau để mô hình hóa, minh họa và dự đoán hành vi của hệ thống. Các phương pháp tư duy hệ thống phổ biến thường thấy là:

• Biểu đồ hành vi theo thời gian (BOT - Behavior Over Time): Biểu thị hành động của một hoặc nhiều biến trong một khoảng thời gian.
• Sơ đồ vòng lặp nhân quả (CLD - Causal Loop Diagram): Minh họa cho mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống.
• Trình mô phỏng chuyến bay quản lý: Sử dụng chương trình tương tác để mô phỏng tác động của các quyết định quản lý.
• Mô hình mô phỏng: Mô phỏng sự tương tác giữa các thành phần hệ thống theo thời gian.

3. Lợi ích của tư duy hệ thống

Dưới đây là những lợi ích của tư duy hệ thống trong học tập và công việc: 

• Nâng cao hiệu quả: Bạn có thể xác định các cách để nâng cao hiệu quả công việc đồng thời tiết kiệm tài nguyên. Khi có thể xem xét sự tương tác giữa các yếu tố riêng lẻ và các hệ thống nhỏ hơn trong hệ thống, bạn có thể thấy những thay đổi mới mà bạn có thể chưa từng cân nhắc đến.
• Giảm nguy cơ mắc sai lầm: Việc có cái nhìn tổng quan về hệ thống giúp bạn dự đoán tác động của những thay đổi tiềm ẩn, giảm thiểu những rủi ro có thể gặp phải.
• Mang lại sự linh hoạt: Bạn có thể áp dụng tư duy hệ thống trong bất kỳ lĩnh vực hoặc ngành nghề nào. Bên cạnh đó, bạn còn có thể chuyển chúng thành cấu trúc và mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào.
• Tinh giản hệ thống: Bạn dễ dàng tích hợp các mục tiêu của các dự án khác nhau vào mục tiêu kinh doanh. Thông qua việc tìm ra những nơi mà hoạt động của một hệ thống con tác động đến các hoạt động khác. Các nhà lãnh đạo có thể tìm được cách hợp nhất hai dự án để tiết kiệm thời gian và nguồn lực nếu cả hai dự án cùng hướng tới mục tiêu giống nhau.

4. Cách thực hành tư duy hệ thống trong công việc

Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách bước áp dụng tư duy hệ thống trong kinh doanh nói riêng và tư duy hệ thống công việc nói chung. 

4.1. Quan sát tình trạng hoạt động hiện tại của hệ thống

Bạn cần xác định các hệ thống con, đó có thể là các lĩnh vực kinh doanh như kế toán hoặc nhân sự. Trong các hệ thống con này, bạn hãy xem xét các yếu tố riêng lẻ, bao gồm con người, công nghệ và môi trường vật chất. Dành thời gian của bạn để suy nghĩ về kết quả của các hệ thống con này và toàn bộ hệ thống hiện tại đang có. So sánh sơ đồ hệ thống của bạn với dữ liệu lịch sử để kiểm tra xem sơ đồ hệ thống có dự đoán chính xác kết quả của hành vi trong quá khứ hay không.

4.2. Xác định vấn đề bạn muốn giải quyết

Tư duy hệ thống là một trong những giải pháp tốt nhất giúp bạn xử lý những vấn đề phức tạp, lâu dài. Những vấn đề như vậy thường mang tính hệ thống và cần có thời gian để xác định và thực hiện các giải pháp. Bạn nên lập sơ đồ cách bạn muốn hệ thống hoạt động và sau đó tìm hiểu những lĩnh vực mà hệ thống đang không mang lại kết quả như mong muốn.

4.3. Xác định các biện pháp can thiệp

Các biện pháp can thiệp có thể bao gồm hình thành hoặc hủy bỏ các liên kết giữa các yếu tố hiện có, giảm độ trễ giữa các hoạt động, xác định mục tiêu, làm chậm hoặc tăng tốc một quá trình. Khi tìm kiếm các lĩnh vực cần thực hiện thay đổi, sẽ hữu ích hơn khi bạn tập trung vào sự tương tác thay vì hoán đổi các yếu tố riêng lẻ như thuê nhân viên mới hoặc thay thế phần mềm máy tính.

4.4. Lựa chọn giải pháp

Khi đã xác định được các biện pháp can thiệp, bạn cần phải lựa chọn biện pháp mà bạn muốn thử trước tiên, nhất là những biện pháp mang tính bền vững và lâu dài. 

Bạn có thể mời người khác tham gia thảo luận và đóng góp ý kiến về các giải pháp của mình. Ngoài ra, hãy xem xét đến việc thiết lập các kênh thông tin để nhân viên dễ dàng gửi phản hồi về các đề xuất cải tiến của bạn. Các cuộc họp để khuyến khích người khác chia sẻ kinh nghiệm của họ cũng là 1 cách thu thập phản hồi hữu hiệu. Những phản hồi này sẽ giúp bạn nhận ra liệu những biện pháp mà bạn đề xuất có tác động tích cực về tổng thể hay không.

4.5. Cởi mở với sự phát triển và thay đổi

Tư duy hệ thống có thể đúng với mô hình kinh doanh của bạn ở thời điểm hiện tại nhưng theo thời gian, tư duy đó sẽ không còn phù hợp với doanh nghiệp nữa. Bạn cần phải nghiên cứu, thay đổi mô hình hiện tại để phù hợp với hoạt động tổ chức. Bên cạnh đó, bạn cần lập kế hoạch kiểm tra định kỳ kết quả đạt được và đảm bảo các giải pháp trước đó vẫn có ảnh hưởng tích cực đến doanh nghiệp.

5. Lời Kết

Tư duy hệ thống là cách tốt nhất để giải quyết các vấn đề quan trọng, thường xuyên xảy ra. Kỹ năng tư duy hệ thống có thể giúp bạn xác định nguyên nhân và kết quả. Từ đó, bạn có thể có những đề xuất, giải pháp mới để giải quyết các vấn đề phức tạp. ICANTECH mong rằng với những chia sẻ trong bài viết, bạn đã hiểu và biết cách thực hành tư duy hệ thống trong công việc. 

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, nếu bạn đang quan tâm đến học lập trình thì hãy tham khảo ngay các khóa học lập trình dưới đây tại ICANTECH nhé

• Khóa học lập trình Scratch
• Khóa học lập trình Python

Nguồn ảnh: ICANTECH.