Quá nhiều file Word với dung lượng lớn sẽ dẫn đến khó kiểm soát và khó mở tài liệu. Việc nắm được cách nén file Word và giảm dung lượng file Word sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc mở, lưu trữ và quản lý tài liệu. Cùng tham khảo cách làm trong bài viết dưới đây.
Nhiều người hiểu rằng file Word lớn là file Word có nhiều trang, số lượng trang tỷ lệ thuận với dung lượng file. Trên thực tế không phải vậy, file Word dung lượng lớn do nhiều nguyên nhân, trong đó có các nguyên nhân sau:
Cách phổ biến nhất để nén file Word đó là sử dụng WinRAR. Bạn thực hiện các bước sau để nén file:
Để có thể xem file nén, bạn cần giải nén file. Cách thường dùng nhất để giải nén file đó là dùng WinRAR. Để giải nén file Word bằng WinRAR, bạn thực hiện theo các bước sau:
Đầu tiên, bạn mở thư mục chứa file muốn giải nén. Bạn nhấn chuột phải vào file, sau đó chọn một trong số các tùy chọn sau:
Để giảm dung lượng file Word bằng phần mềm SmallPDF, bạn thực hiện các bước sau:
Tùy chọn một trong hai kiểu nén: nén cơ bản hoặc nén mạnh. Nén cơ bản hoàn toàn miễn phí, cho ra tệp có kích thước trung bình, chất lượng cao. Trong khi đó nén mạnh là tùy chọn mất phí, cho ra tệp có kích thước nhỏ, chất lượng tốt. Sau khi chọn được kiểu nén phù hợp, bạn click “Chọn tùy chọn ->” trong khung đỏ để bắt đầu quá trình giảm dung lượng file
File được nén rất nhanh sau bước 3. Lúc này, màn hình hiện ra ô hình chữ nhật màu xanh với dòng chữ Tải file xuống. Bạn click chuột vào đây để tiến hành tải file.
Nếu file của bạn có rất nhiều trang, việc xóa khoảng trắng thủ công gây mất thời gian. Bạn tiến hành xóa nhanh bằng hộp thoại Find and Replace.
Tại hộp thoại Find and Replace, bạn vào mục Replace, gõ 2 khoảng trắng vào ô Find What. Ở ô Replace with, bạn gõ 1 khoảng trắng, sau đó click vào Replace All.
Sau khi hoàn thành bước 2, tất cả khu vực có 2 khoảng trắng đã được thay thế bằng 1 khoảng trắng. Như vậy, khoảng trắng thừa đã được loại bỏ. Bạn click vào ô OK để hoàn thành và thoát khỏi hộp thoại.
Như đã chỉ ra ở trên, một trong những nguyên nhân quan trọng khiến file Word dung lượng lớn đó là vì ảnh trong file có kích thước lớn. Để giảm dung lượng file, bạn nén ảnh trực tiếp trên file. Cụ thể, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:
Đầu tiên, bạn cần mở file Word gồm hình ảnh mục tiêu. Bạn click chuột trái tại hình ảnh muốn giảm dung lượng hoặc một hình ảnh bất kỳ (nếu muốn nén tất cả hình ảnh). Tại thẻ Format trên thanh công cụ, bạn chọn Compress Picture.
Sau khi hộp thoại mở ra, bạn có 2 lựa chọn:
Tại mục Target Output, bạn chọn dung lượng ảnh muốn giảm theo mục đích mong muốn, nhấn OK kết thúc. Các dung lượng ảnh mà bạn có thể lựa chọn bao gồm:
Ngay sau khi đã nén file, bạn có thể check lại để đảm bảo dung lượng file đã giảm xuống.
Khi đã giảm dung lượng file thành công, bạn có thể tắt tính năng sửa ảnh bằng cách vào thẻ Option trong mục File. Tại đây, bạn click vào thẻ Advanced rồi bỏ dấu tick ở ô Do not Compress image in file.
Trên đây là những chia sẻ của ICANTECH về cách nén file và giảm dung lượng file Word. Với những kiến thức này, chúng tôi hy vọng quá trình quản lý và sử dụng tài liệu của bạn sẽ dễ dàng hơn. Chúc bạn nén file và giảm dung lượng file Word thành công.
Nếu bạn đang quan tâm đến học lập trình thì hãy tham khảo ngay các lộ trình học toàn diện dưới đây của ICANTECH nhé.
Nguồn ảnh: ICANTECH.