Liệu bạn đã hiểu rõ về hàm Sumif trong Excel?

1. Ứng dụng của hàm SUMIF

Hàm SUMIF trong Excel được sử dụng để tổng hợp (tính tổng) các giá trị trong một phạm vi dựa trên một điều kiện cụ thể. Đây là hàm vô cùng hữu ích khi bạn muốn tính tổng các giá trị trong một dãy dữ liệu.

Với hàm SUMIF trong Excel, bạn có thể rút ngắn thời gian làm - thay vì ngồi tổng hợp và tính các giá trị trong một bảng thông tin dày đặc, bạn có thể có được kết quả mình mong muốn chỉ với vài thao tác. Với những đặc điểm đó, hàm SUMIF thường được sử dụng khá phổ biến, đặc biệt trong các công việc như tính tổng doanh số bán hàng, quản lý ngân sách, tính tổng số giờ làm việc, quản lý kho hàng, tính toán các chỉ số trong tài chính, phân tích dữ liệu tiếp thị, tổng hợp dữ liệu về dự án…

Dưới đây là một số trường hợp phổ biến mà bạn có thể sử dụng hàm SUMIF:

- Tính tổng các số lớn hơn hoặc nhỏ hơn một giá trị cụ thể: Ví dụ, tính tổng các giá trị “doanh số bán hàng lớn hơn 1000”.

- Tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên văn bản hoặc ngày tháng: Ví dụ, tính tổng tất cả các doanh số bán hàng của một sản phẩm cụ thể.

- Phân loại và tính tổng dữ liệu dựa trên điều kiện: Ví dụ, tính tổng doanh số bán hàng cho các sản phẩm thuộc một danh mục cụ thể.

- Tính tổng các giá trị dựa trên điều kiện đa dạng: Bạn có thể sử dụng hàm SUMIF để tính tổng dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện. Ví dụ, tính tổng doanh số bán hàng của sản phẩm A trong tháng 1/2023.

- Tính tổng giá trị dựa trên sự phù hợp với nhiều điều kiện: Nếu bạn muốn tính tổng các giá trị thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau, bạn có thể sử dụng hàm SUMIFS, một biến thể của SUMIF.

Với hàm SUMIF, bạn có thể phân tích và trích xuất dữ liệu cần thiết từ bảng tính Excel một cách dễ dàng và hiệu quả.

2. Cách sử dụng hàm SUMIF trong Excel

2.1. Công thức của hàm SUMIF

Hàm SUMIF được tính toán dựa theo công thức sau:

SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

Range (bắt buộc): Là phạm vi bạn muốn kiểm tra để xem liệu điều kiện nào đó có được thỏa mãn hay không.
Criteria (bắt buộc): Là điều kiện bạn muốn áp dụng để kiểm tra phần tử trong Range. Điều kiện này có thể là một giá trị, một biểu thức hoặc một chuỗi văn bản.
Sum_range (tùy chọn): Là phạm vi chứa các giá trị bạn muốn tính tổng khi điều kiện được thỏa mãn. Nếu bạn không chỉ định sum_range, hàm SUMIF sẽ tính tổng các giá trị trong Range.

Để hiểu hơn về công thức hàm SUMIF trong Excel, hãy cùng phân tích một ví dụ. Giả sử bạn có một bảng dữ liệu với thông tin về doanh số bán hàng và muốn tính tổng doanh số bán hàng của sản phẩm "A". Công thức bạn cần nhập sẽ như sau:

=SUMIF(A1:A10, "A", B1:B10)

Trong trường hợp này:

A1:A10 là phạm vi bạn muốn kiểm tra để xem liệu có giá trị "A" nào đó không.

"A" là điều kiện bạn muốn áp dụng (kiểm tra giá trị "A").

B1:B10 là phạm vi chứa các giá trị bạn muốn tính tổng (doanh số bán hàng).

Kết quả của hàm này sẽ là tổng của các giá trị trong B1:B10 mà tương ứng với giá trị "A" trong A1:A10.

2.2. Công thức của hàm SUMIFS

Như đã đề cập trong phần 1, hàm SUMIF trong Excel có một biến thể khác là SUMIFS. Cả 2 hàm này đều được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên các điều kiện cụ thể, nhưng khác nhau ở số lượng điều kiện mà bạn có thể áp dụng.

Hàm SUMIF: Sử dụng khi bạn muốn tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên một điều kiện duy nhất.
Hàm SUMIFS: Sử dụng khi bạn muốn tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên nhiều điều kiện.

Cú pháp cơ bản của hàm SUMIFS:

SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2, ...])

Trong đó:

Sum_range: Phạm vi chứa các giá trị bạn muốn tính tổng.
Criteria_range1, Criteria_range2,...: Các phạm vi bạn muốn kiểm tra để xem liệu các điều kiện tương ứng được thỏa mãn hay không.
Criteria1, Criteria2,…: Các điều kiện tương ứng được áp dụng cho các phạm vi kiểm tra tương ứng.

Nhìn chung, hàm SUMIFS sẽ áp dụng tốt hơn trong các trường hợp bạn cần tính tổng dựa trên nhiều yếu tố hoặc nhiều điều kiện phức tạp. Bởi vậy khi mới học sử dụng Excel, bạn nên thực hành thành thạo hàm SUMIF trước khi thử tính toán với hàm SUMIFS.

3. Một số lưu ý khi sử dụng hàm SUMIF trong Excel

3.1. Hàm SUMIF trong Google Sheet

Trong trường hợp doanh nghiệp nơi bạn làm việc yêu cầu sử dụng Google Sheet thay vì Excel của Microsoft, bạn cũng hoàn toàn có thể yên tâm. Vì hàm SUMIF trên Google Sheet hoạt động tương tự như trên Excel.

Cụ thể, trên Google Sheet, công thức và các ứng dụng của hàm SUMIF hoàn toàn giống với công thức và ứng dụng của hàm SUMIF trong Excel.

3.2. Định dạng của Range và Sum_range

Hãy đảm bảo rằng rằng phạm vi Range và Sum_range (nếu có) có cùng định dạng. Ví dụ, nếu bạn kiểm tra một phạm vi chứa các ngày tháng, thì Sum_range cũng cần chứa các dữ liệu dạng ngày tháng để có thể thực hiện phép tính tổng đúng cách.

3.3. Xử lý trường hợp không tìm thấy kết quả

Nếu không có phần tử nào trong phạm vi Range thỏa mãn điều kiện, hàm SUMIF sẽ trả về giá trị 0. Hãy xem xét cách xử lý trường hợp này nếu bạn muốn hiển thị một thông báo khác hoặc giá trị mặc định.

4. Lời Kết

Bên cạnh việc nắm chắc kiến thức lý thuyết, bạn cũng đừng quên thực hiện nhiều ví dụ, bài tập, dự án hoặc công việc cụ thể… để nâng cao tốc độ thao tác hàm SUMIF cũng như SUMIFS trong quá trình học tập và xử lý công việc. Mong rằng những kiến thức về hàm SUMIF phía trên đã giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu và học cách sử dụng Excel!

Nếu bạn đang quan tâm đến học lập trình thì hãy tham khảo ngay các lộ trình học dưới đây của ICANTECH nhé.

Nguồn ảnh: ICANTECH.